ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΙΔΙΩΤΙΚΟΥ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ ΓΙΑ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥΣ

Η VOLVO θα επεξεργάζεται το σύνολο ή μέρος των παρακάτω κατηγοριών προσωπικών δεδομένων.

• Δεδομένα σχετικά με το άτομο, όπως όνομα, ημερομηνία γέννησης, γένος, εθνικότητα, προτιμώμενη γλώσσα, φωτογραφία
• Δεδομένα οργανισμού, όπως αριθμός συμβουλευτικής υπηρεσίας, περιγραφή υπηρεσιών, τόπος εργασίας, επιχειρηματική μονάδα, τμήμα, διευθυντής, άμεσοι υφιστάμενοι
• Στοιχεία επικοινωνίας, όπως τόπος εργασίας, διεύθυνση κατοικίας, email, αριθμός τηλεφώνου
• Δεδομένα διοίκησης συμβουλευτικής υπηρεσίας, όπως σύμβαση συμβουλευτικών υπηρεσιών και πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία τερματισμού της ανάθεσης
• Δεδομένα χρόνου, όπως ώρες εργασίας, χρόνος εργασίας ή παροχής υπηρεσιών
• Δεδομένα ασφαλείας, όπως κάρτες πρόσβασης, δικαιώματα πρόσβασης και χρήση καρτών πρόσβασης και δικαιωμάτων πρόσβασης
• Δεδομένα υγιεινής και ασφαλείας, όπως πληροφορίες σχετικά με ατυχήματα κατά την εργασία
• Δεδομένα κατασκευής/επισκευών/service, όπως παρακολούθηση και καταγραφή δραστηριοτήτων που αναλαμβάνετε σε συνδυασμό με την παραγωγή, τη συντήρηση, την επισκευή ή το service οχημάτων
• Δεδομένα επαγγελματικής ικανότητας, όπως αρχεία εκπαίδευσης και εκπαιδευτικές δραστηριότητες
• Δεδομένα διαχείρισης μετακινήσεων, όπως πληροφορίες σχετικά με επαγγελματικά ταξίδια, στοιχεία κρατήσεων, αριθμός διαβατηρίου, τιμολόγια και αμοιβές εξόδων ταξιδιών
• Δεδομένα help desk και υποστήριξης, όπως ερωτήσεις από εσάς/τον υπεύθυνο σας της VOLVO/το τμήμα HR που αναφέρεται στο έργο που σας ανατέθηκε ή τον εξοπλισμό IT ή υποστήριξης που σας παρέχεται σε σχέση με αυτό
• Δεδομένα σχετικά με IT (συστήματα πληροφορικής), όπως ID χρήστη, κωδικοί πρόσβασης, λεπτομέρειες σύνδεσης καθώς και δεδομένα και αρχεία καταγραφής σχετικά με την από εσάς χρήση του εξοπλισμού IT της VOLVO, την εφαρμογή ή υπηρεσίες, σύμφωνα με τις πολιτικές IT της VOLVO, όπως κατά καιρούς ισχύει

Επισημαίνεται ρητά ότι κάποιες πτυχές των δεδομένων υγιεινής και ασφαλείας θεωρούνται ευαίσθητα δεδομένα σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία προστασίας των δεδομένων και η διαχείριση τους θα πρέπει να γίνεται με ιδιαίτερη προσοχή. Σημειώνεται ρητά ότι η επεξεργασία των ευαίσθητων δεδομένων γίνεται μόνο στην περίπτωση νομικής υποχρέωσης ή/και ρητής συναίνεσης.

Σημειώστε επίσης ότι ορισμένα δεδομένα που παράγονται από το όχημα (όπως για παράδειγμα αριθμός οχήματος / πλαισίου, σήματα κ.λπ.) παράγονται αυτόματα όταν χρησιμοποιείτε ένα προϊόν ιδιοκτησίας της Volvo, ένα φορτηγό για παράδειγμα. Ωστόσο η VOLVO δεν χρησιμοποιεί αυτά τα δεδομένα εκτός εάν η χρήση συνδέεται με δραστηριότητες δοκιμών, την επίλυση προβλημάτων ποιότητας ή για σκοπούς ανάπτυξης προϊόντων.

Η VOLVO δύναται επίσης να επεξεργάζεται μια περιορισμένη ποσότητα προσωπικών δεδομένων (όνομα και λεπτομέρειες επικοινωνίας) των προσώπων που θα υποδείξετε εσείς ως πρόσωπα με τα οποία θα επικοινωνεί η VOLVO στην περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Η VOLVO θα επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα σας στηριζόμενη σε οποιαδήποτε από τις παρακάτω νομικές βάσεις, δείτε επίσης παρακάτω αναλυτικότερα στοιχεία.

• Συμβατική υποχρέωση. Για παράδειγμα, η VOLVO θα πρέπει να επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα σας προκειμένου να συμμορφώνεται με το συμφωνητικό υπηρεσιών που έχει συναφθεί με τον εργοδότη σας.

• Σύννομο συμφέρον. Το σύννομο συμφέρον της VOLVO είναι κατά κανόνα η διαχείριση των καθημερινών δραστηριοτήτων της, η διασφάλιση των εγκαταστάσεών της και του εξοπλισμού της και η διατήρηση εσωτερικού ελέγχου. Προκειμένου να εδραιώσει την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στη βάση της στάθμισης συμφερόντων, η VOLVO προβαίνει σε σχετική εκτίμηση ανάλογα με την κάθε επιμέρους περίπτωση. Για παράδειγμα, η VOLVO πρέπει να επεξεργάζεται συγκεκριμένα προσωπικά δεδομένα για να είναι δυνατή η διαχείριση των επαγγελματικών σας μετακινήσεων όπου το σύννομο συμφέρον της VOLVO είναι η διαχείριση των καθημερινών της εργασιών, ή η VOLVO πρέπει να επεξεργάζεται συγκεκριμένα προσωπικά δεδομένα για τον έλεγχο της κατάστασης του εξοπλισμού πληροφορικής της, όπου το σύννομο συμφέρον της VOLVO είναι η διασφάλιση του εξοπλισμού της.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις και μόνο όταν δεν μπορεί να εφαρμοστεί οποιαδήποτε άλλη νομική βάση, η VOLVO μπορεί να ζητήσει τη συναίνεσή σας για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας. Εάν παραχωρηθεί συναίνεση, μπορείτε να αποσύρετε τη συναίνεσή σας οποιαδήποτε στιγμή, ωστόσο αυτό δεν να επηρεάσει το σύννομο της επεξεργασίας με βάση τη συναίνεση, πριν από την ανάκληση αυτής.

Η VOLVO θα επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα σας, όπως παρατίθεται ενδεικτικά παραπάνω, για τους παρακάτω αναφερόμενους σκοπούς.

Διαχείριση (κανονικά με βάση τη συμβατική υποχρέωση ή/και τη στάθμιση συμφερόντων)

• Ενεργοποίηση της εγγραφής σας στα συστήματα της VOLVO και γενική διαχείριση του έργου σας με τη VOLVO
• Ενεργοποίηση της κανονικής άδειας χρήσης
• Ενεργοποίηση της διατήρησης ενημερωμένου οργανογράμματος και μητρώου συμβούλων, συμπεριλαμβανομένης της παραγωγής εσωτερικών εκθέσεων και στατιστικών
• Ενεργοποίηση της παρακολούθησης έργων

Αναφορές (κανονικά με βάση τη νομική υποχρέωση ή/και τη στάθμιση συμφερόντων)

• Ενεργοποίηση των αναφορών προς τις αρχές, στο βαθμό που αυτό απαιτείται από το νόμο
• Ενεργοποίηση της παρακολούθησης του χρόνου εργασίας σας για σκοπούς τιμολόγησης προς τον εργοδότη σας

Ασφάλεια περιβάλλοντος εργασίας και προϊόντων (κανονικά με βάση υποχρέωση από το νόμο ή/και στάθμιση συμφερόντων)

• Ενεργοποίηση της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων της VOLVO να παρέχει ασφαλές εργασιακό περιβάλλον (συμπεριλαμβανομένων του ελέγχου και της παρεμπόδισης μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στις εγκαταστάσεις ή τον εξοπλισμό της VOLVO) και άλλων υποχρεώσεων σχετικών με το περιβάλλον εργασίας, όπως προσδιορίζεται από τη νομοθεσία για το περιβάλλον εργασίας ή την εργατική νομοθεσία
• Ενεργοποίηση της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων της VOLVO σε σχέση με την ασφάλεια και την ποιότητα των προϊόντων

Η δική σας ανάπτυξη και δραστηριότητες (κανονικά με βάση νομική ή/και συμβατική υποχρέωση ή/και τη στάθμιση συμφερόντων)

• Ενεργοποίηση δραστηριοτήτων σχετικών με την ανάπτυξη δεξιοτήτων
• Ενεργοποίηση και υπόδειξη επιμορφωτικών και εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων

Δραστηριότητες υπαλλήλων συναφείς με την εργασία (κανονικά με βάση νομική ή/και συμβατική υποχρέωση ή/και τη στάθμιση συμφερόντων)

• Ενεργοποίηση της εκτέλεσης των καθηκόντων σας στα πλαίσια της εργασίας, όπως σύνταξη email, δημιουργία εγγράφων, εκθέσεων, παρουσιάσεων, σχεδίων κλπ.
• Ενεργοποίηση επαγγελματικών ταξιδιών
• Ενεργοποίηση της δυνατότητας απάντησης σε ερωτήσεις από εσάς/τον προϊστάμενό σας στη VOLVO/το τμήμα HR όσον αφορά το έργο που έχετε αναλάβει ή τον εξοπλισμό ή υπηρεσίες πληροφορικής ή την παροχή της αναγκαίας υποστήριξης για την εκτέλεση των εργασιακών καθηκόντων σας
• Ενεργοποίηση της ενημέρωσης για τις πολιτικές της VOLVO, συμπεριλαμβανομένου του κώδικα δεοντολογίας του Ομίλου Volvo and και των πολιτικών πληροφορικής της VOLVO, όπως κατά καιρούς ισχύουν, για να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση με αυτές τις πολιτικές και για τη διερεύνηση πιθανολογούμενων απαγορευμένων δραστηριοτήτων

Έρευνα και ανάπτυξη και επίλυση προβλημάτων ποιότητας (κανονικά με βάση το σύννομο συμφέρον)

• Ενεργοποίηση των δραστηριοτήτων έρευνας και ανάπτυξης οι οποίες σχετίζονται με τα προϊόντα της Volvo (π.χ. φορτηγά), οι οποίες ενέχουν τη χρήση δεδομένων του οχήματος, τα οποία παράγονται όταν έχετε χρησιμοποιήσει ένα προϊόν ιδιοκτησίας της Volvo (βλ. παραπάνω)
• Ενεργοποίηση της επίλυσης προβλημάτων ποιότητας, σε σχέση με τα προϊόντα της Volvo (π.χ. φορτηγά), οι οποίες ενέχουν τη χρήση δεδομένων του οχήματος, τα οποία παράγονται όταν έχετε χρησιμοποιήσει ένα προϊόν ιδιοκτησίας της Volvo (βλ. παραπάνω)

Η VOLVO θα λαμβάνει κατά κύριο λόγο τα προσωπικά δεδομένα σας από εσάς τους ίδιους, τον προϊστάμενό σας στη VOLVO, τον εργοδότη σας ή τον υπεύθυνο ανθρώπινου δυναμικού ή άλλον τρίτο, τον οποίο μας έχετε υποδείξει ως αρμόδιο για τη λήψη των προσωπικών δεδομένων σας. Κάποια προσωπικά δεδομένα ενδέχεται επίσης να παράγονται αυτόματα από το σύστημα πληροφορικής της VOLVO, όπως η δημιουργία του ID χρήστη.

Τα προσωπικά δεδομένα αποτελούν προϋπόθεση και είναι απαραίτητα για την εκτέλεση της συμφωνίας συμβουλευτικών υπηρεσιών με εσάς, η οποία δεν είναι δυνατόν να συναφθεί χωρίς τα απαιτούμενα προσωπικά δεδομένα.

Η VOLVO κανονικά δεν μοιράζεται τα προσωπικά δεδομένα σας με οποιονδήποτε εκτός του Ομίλου Volvo, εκτός εάν απαιτείται από το νόμο ή τους κανονισμούς. Εάν ωστόσο χρειαστεί, με σκοπό την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, η VOLVO ενδέχεται να μοιραστεί τα προσωπικά δεδομένα σας με άλλη εταιρεία του Ομίλου Volvo, συμπεριλαμβανομένων εταιρειών εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΕ/ΕΟΧ). Εάν χρειαστεί και με σκοπό την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, η Volvo ενδέχεται επίσης να μοιραστεί τα προσωπικά δεδομένα σας με τρίτους προμηθευτές, συμπεριλαμβανομένων προμηθευτών εκτός της ΕΕ / του ΕΟΧ.

Η VOLVO θα φροντίσει ώστε να υπάρχουν κατάλληλα μέσα προστασίας, με τα οποία εξασφαλίζεται επαρκές επίπεδο προστασίας των προσωπικών δεδομένων σας, όπως απαιτείται από την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων. Αυτά για παράδειγμα, μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση συμφωνιών σε επίπεδο εταιρειών ή για την επεξεργασίας εξωτερικών δεδομένων, με βάση τους εγκεκριμένους από την ΕΕ Τυπικούς συμβατικούς κανόνες ή τη λεγόμενη Ασπίδα Προστασίας ΕΕ-ΗΠΑ ή αντίστοιχους μηχανισμούς, όπως αυτοί αναγνωρίζονται ή εγκρίνονται κατά καιρούς από τις αρμόδιες αρχές. Εάν έχετε ερωτήσεις όσον αφορά την εν λόγω μεταφορά, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της VOLVO.

Η VOLVO κανονικά διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα σας κατά τη διάρκεια ισχύος της συμφωνίας συμβουλευτικών υπηρεσιών. Μετά τη λήξη της συμφωνίας συμβουλευτικών υπηρεσιών σας, η VOLVO θα διατηρεί μόνο τα προσωπικά δεδομένα που θεωρούνται απαραίτητα για την εκπλήρωση των σκοπών για τα οποία έχουν συλλεγεί και μόνο στο βαθμό και μέχρι να εκπληρωθούν αυτοί οι σκοποί, ή αργότερα, για όσο διάστημα απαιτείται προκειμένου να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση με τυχόν απαιτήσεις του νόμου ή για την κάλυψη τυχόν νομικών απαιτήσεων στην περίπτωση πραγματικής, επαπειλούμενης ή αναμενόμενης διαφοράς ή απαίτησης.  

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε πληροφορίες από τη VOLVO σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα τα οποία επεξεργάζεται η VOLVO, καθώς και πρόσβαση σε αυτά τα προσωπικά δεδομένα. Έχετε επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση των προσωπικών δεδομένων σας εάν είναι εσφαλμένα, καθώς και να ζητήσετε τη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων σας. Ακόμα, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τον περιορισμός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων σας, κάτι που σημαίνει ότι θα ζητήσετε από την VOLVO να απέχει από την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας σε ορισμένες περιστάσεις. Διαθέτετε επίσης το δικαίωμα να μη συναινέσετε στην επεξεργασία των δεδομένων σας με βάση το σύννομο συμφέρον σας ή την επεξεργασία τους για σκοπούς απευθείας εμπορικής προώθησης. Επιπλέον, έχετε το δικαίωμα της φορητότητας των δεδομένων (της μεταφοράς των προσωπικών δεδομένων σας σε άλλο φορέα ελέγχου) εάν η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας εκ μέρους της VOLVO βασίζεται σε συναίνεση ή συμβατική υποχρέωση και γίνεται με αυτόματο τρόπο.

Ακόμα, έχετε το δικαίωμα να υποβάλλετε, σε προϊστάμενη αρχή, παράπονα τα οποία ενδέχεται να έχετε, όσον αφορά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας από τη VOLVO. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτά τα δικαιώματα και τον τρόπο που μπορείτε να τα ασκήσετε, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της VOLVO. 

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα Δικαιώματα του ενδιαφερόμενου για τα Δεδομένα