Σημείωμα ιδιωτικού απορρήτου για Εργαζομένους

Σημείωμα Προσωπικών δεδομένων

Το παρόν σημείωμα παρέχει πληροφορίες για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων από τη VOLVO.

Η εταιρεία στην οποία απασχολείστε («VOLVO») είναι ο ελεγκτής των προσωπικών δεδομένων τα οποία η VOLVO λαμβάνει από εσάς και τις λοιπές πηγές που περιγράφονται παρακάτω. Ελεγκτής σημαίνει ότι η VOLVO είναι εκείνη που αποφασίζει για το σκοπό και τα μέσα επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων σας. Η VOLVO είναι υπεύθυνη για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας με βάση την ισχύουσα νομοθεσία και τους κανονισμούς για την προστασία των δεδομένων. Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας από τη VOLVO είναι απαραίτητη όσον αφορά την απασχόληση σας από τη VOLVO. Εάν έχετε ερωτήσεις όσον αφορά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της VOLVO.

 

Η VOLVO μπορεί να επεξεργάζεται τις παρακάτω κατηγορίες προσωπικών δεδομένων. Σημειώστε ότι δεν είναι απαραίτητο η VOLVO να επεξεργάζεται όλα τα προσωπικά δεδομένα που παρατίθενται παρακάτω. Σημειώστε ότι τα παραδείγματα που παρατίθενται σε κάθε κατηγορία δεν είναι εξαντλητικά.

 

Τα Δεδομένα σχετικά με το άτομο, όπως όνομα, ημερομηνία γέννησης, αριθμός κοινωνικής ασφάλισης (ή παρόμοιο στοιχείο), γένος, εθνικότητα, προτιμώμενη γλώσσα, οικογενειακή κατάσταση, φωτογραφία

Δεδομένα οργανισμού, όπως αριθμός υπαλλήλου, περιγραφή εργασίας, θέση, τόπος εργασίας, επιχειρηματική μονάδα, τμήμα, διευθυντής, άμεσοι υφιστάμενοι

Στοιχεία επικοινωνίας, όπως διεύθυνση εργασίας, διεύθυνση κατοικίας, email, αριθμός τηλεφώνου

Δεδομένα μισθοδοσίας και παροχών, όπως μισθός, έλεγχοι μισθών, παρακρατήσεις φόρου, συνταξιοδοτικές πληροφορίες, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού

Δεδομένα διαχείρισης υπαλλήλου, όπως σύμβαση απασχόλησης και άλλες συμφωνίες ανάμεσα σε εσάς και τη VOLVO, αιτήσεις ή άλλα έντυπα σχετικά με π.χ. γονική άδεια, πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία πρόσληψης και την ημερομηνία λύσης της σύμβασης

Δεδομένα χρόνου, όπως ώρες εργασίας, χρόνος εργασίας, διακοπές, άδειες (γονική άδεια, αναρρωτική άδεια κ.λπ.)

Δεδομένα συμμετοχής σε σωματεία, εάν ισχύει και είναι σκόπιμο

Δεδομένα ασφαλείας, όπως κάρτες πρόσβασης, δικαιώματα πρόσβασης και χρήση καρτών πρόσβασης και δικαιωμάτων πρόσβασης

Δεδομένα υγιεινής και ασφαλείας, όπως πληροφορίες σχετικά με την αναρρωτική άδεια, προγράμματα αποκατάστασης, εργασιακά ατυχήματα, ιατρικές εξετάσεις

Δεδομένα κατασκευής/επισκευών/service, όπως παρακολούθηση και καταγραφή δραστηριοτήτων που αναλαμβάνετε σε συνδυασμό με την παραγωγή, τη συντήρηση, την επισκευή ή το service οχημάτων

Δεδομένα απόδοσης και αξιολόγησης, όπως αξιολογήσεις, εκτιμήσεις και πειθαρχικό μητρώο, εάν υπάρχει

Δεδομένα επαγγελματικής ικανότητας, όπως αρχεία εκπαίδευσης και εκπαιδευτικές δραστηριότητες

Δεδομένα διαχείρισης μετακινήσεων, όπως πληροφορίες σχετικά με επαγγελματικά ταξίδια, στοιχεία κρατήσεων, αριθμός διαβατηρίου, αριθμός εταιρικής πιστωτικής κάρτας, τιμολόγια και αμοιβές εξόδων ταξιδιών

Δεδομένα help desk και υποστήριξης, όπως ερωτήσεις από εσάς/τον υπεύθυνο σας/το τμήμα HR που αναφέρεται στην απασχόληση σας ή τον εξοπλισμό IT ή υποστήριξης που σας παρέχεται σε σχέση με αυτή

Δεδομένα σχετικά με IT (συστήματα πληροφορικής), όπως ID χρήστη, κωδικοί πρόσβασης, λεπτομέρειες σύνδεσης καθώς και δεδομένα και αρχεία καταγραφής σχετικά με την από εσάς χρήση του εξοπλισμού IT της VOLVO, την εφαρμογή ή υπηρεσίες, σύμφωνα με τις πολιτικές IT της VOLVO, όπως κατά καιρούς ισχύει

 

Επισημαίνεται ρητά ότι η συμμετοχή σε σωματεία και κάποιες πτυχές των δεδομένων υγιεινής και ασφαλείας θεωρούνται Ευαίσθητα δεδομένα σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία προστασίας των δεδομένων και η διαχείριση τους θα πρέπει να γίνεται με ιδιαίτερη προσοχή. Σημειώνεται ρητά ότι η επεξεργασία των Ευαίσθητων δεδομένων γίνεται μόνο στην περίπτωση νομικής υποχρέωσης, όπως αυτή επιτρέπεται από τη συλλογική σύμβασης εργασίας, ή/και ρητής συναίνεσης.

 

Σημειώστε επίσης ότι ορισμένα δεδομένα που παράγονται από το όχημα (όπως για παράδειγμα αριθμός οχήματος / πλαισίου, σήματα κ.λπ.) παράγονται αυτόματα όταν χρησιμοποιείτε ένα προϊόν ιδιοκτησίας της Volvo, ένα φορτηγό για παράδειγμα. Ωστόσο η VOLVO δεν χρησιμοποιεί αυτά τα δεδομένα εκτός εάν η χρήση συνδέεται με δραστηριότητες δοκιμών, την επίλυση προβλημάτων ποιότητας ή για σκοπούς ανάπτυξης προϊόντων. Σημειώστε ότι η παρούσα ενότητα δεν αναφέρεται σε εταιρικά αυτοκίνητα.

 

Η VOLVO δύναται επίσης να επεξεργάζεται περιορισμένο όγκο προσωπικών δεδομένων (όνομα και λεπτομέρειες επικοινωνίας) των προσώπων που θα υποδείξετε εσείς ως πρόσωπα με τα οποία θα επικοινωνεί η VOLVO στην περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Σε κάποιες χώρες, τα δεδομένα των πλησιέστερων συγγενών μπορούν επίσης να υφίστανται επεξεργασίας για ορισμένους σκοπούς, σε σχέση με παροχές ή/και απαιτήσεις της εργατικής νομοθεσίας.

Η VOLVO θα επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα σας στηριζόμενη σε οποιαδήποτε από τις παρακάτω νομικές βάσεις, δείτε επίσης παρακάτω αναλυτικότερα στοιχεία.

 

Νομική υποχρέωση. Για παράδειγμα, η VOLVO ενδέχεται να υποχρεωθεί από το νόμο να αναφέρει το εισόδημά σας στις φορολογικές αρχές.

 

Συμβατική υποχρέωση. Για παράδειγμα, η VOLVO οφείλει να επεξεργαστεί τα προσωπικά δεδομένα σας για να έχει τη δυνατότητα να καταβάλει το συμφωνημένο με βάση τη σύμβαση μισθό.

 

Σύννομο συμφέρον. Το σύννομο συμφέρον της VOLVO, είναι κατά κανόνα η διαχείριση των καθημερινών δραστηριοτήτων της, η διασφάλιση των εγκαταστάσεών της και του εξοπλισμού της και η διατήρηση εσωτερικού ελέγχου. Προκειμένου να εδραιώσει την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στη βάση του σύννομου συμφέροντος, η VOLVO προβαίνει σε σχετική εκτίμηση ανάλογα με την κάθε επιμέρους περίπτωση. Για παράδειγμα, η VOLVO πρέπει να επεξεργάζεται συγκεκριμένα προσωπικά δεδομένα για να είναι δυνατή η διαχείριση των επαγγελματικών σας μετακινήσεων όπου το σύννομο συμφέρον της VOLVO είναι η διαχείριση των καθημερινών της εργασιών, ή η VOLVO πρέπει να επεξεργάζεται συγκεκριμένα προσωπικά δεδομένα για τον έλεγχο της κατάστασης του εξοπλισμού πληροφορικής της, όπου το σύννομο συμφέρον της VOLVO είναι η διασφάλιση του εξοπλισμού της.

 

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις και μόνο όταν δεν μπορεί να εφαρμοστεί οποιαδήποτε άλλη νομική βάση, η VOLVO μπορεί να ζητήσει τη ρητή συναίνεσή σας για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας.

 

Η VOLVO θα επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα σας, όπως παρατίθεται ενδεικτικά παραπάνω, για τους παρακάτω αναφερόμενους γενικούς σκοπούς. Σημειώστε ότι τα παραδείγματα που παρατίθενται σε κάθε σκοπό δεν είναι εξαντλητικά.

 

Διαχείριση (κανονικά με βάση τη συμβατική υποχρέωση ή/και το σύννομο συμφέρον)

 

Ενεργοποίηση της εγγραφής σας στα συστήματα της VOLVO και γενική διαχείριση της απασχόλησής σας στη VOLVO

 

Ενεργοποίηση της κανονικής άδειας χρήσης

 

Ενεργοποίηση της διατήρησης ενημερωμένου οργανογράμματος και μητρώου υπαλλήλων, συμπεριλαμβανομένης της παραγωγής εσωτερικών εκθέσεων και στατιστικών

 

Ενεργοποίηση της πληρωμής προς εσάς μισθών, συντάξεων και άλλων παροχών καθώς και του ελέγχου των μισθών, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας εσωτερικών εκθέσεων και στατιστικών

 

Ενεργοποίηση της παρακολούθησης έργων

 

Αναφορές (κανονικά με βάση τη νομική υποχρέωση ή/και το σύννομο συμφέρον)

 

Ενεργοποίηση των αναφορών προς τις αρχές, στο βαθμό που αυτό απαιτείται από το νόμο, όπως προς τις φορολογικές αρχές

 

Ενεργοποίηση της παρακολούθησης του χρόνου εργασίας σας, των αδειών ή απουσιών και διακοπών, για λόγους αποζημίωσης καθώς και τιμολόγησης

 

Απαίτηση της εργατικής νομοθεσίας (κανονικά με βάση την υποχρέωση από το νόμο)

 

Ενεργοποίηση της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων της VOLVO σύμφωνα με τις συλλογικές συμβάσεις εργασίας με τα σωματεία ή μέσω της εργατικής νομοθεσίας

 

Ασφάλεια περιβάλλοντος εργασίας και προϊόντων (κανονικά με βάση υποχρέωση από το νόμο ή/και το σύννομο συμφέρον)

 

Ενεργοποίηση της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων της VOLVO να παρέχει ασφαλές εργασιακό περιβάλλον (συμπεριλαμβανομένων του ελέγχου και της παρεμπόδισης μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στις εγκαταστάσεις ή τον εξοπλισμό της VOLVO) και άλλων υποχρεώσεων σχετικών με το περιβάλλον εργασίας, όπως προσδιορίζεται από τη νομοθεσία για το περιβάλλον εργασίας ή την εργατική νομοθεσία

 

Ενεργοποίηση της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων της VOLVO σε σχέση με την ασφάλεια και την ποιότητα των προϊόντων

 

Ανάπτυξη υπαλλήλων (κανονικά με βάση νομική ή/και συμβατική υποχρέωση ή/και τη στάθμιση συμφερόντων)

 

Ενεργοποίηση δραστηριοτήτων όσον αφορά την ανάπτυξη ή βελτίωση δεξιοτήτων, καθώς και αξιολογήσεις και εκτιμήσεις απόδοσης

 

Ενεργοποίηση και υπόδειξη επιμορφωτικών και εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων

 

Δραστηριότητες υπαλλήλων συναφείς με την εργασία (κανονικά με βάση νομική ή/και συμβατική υποχρέωση ή/και τη στάθμιση συμφερόντων)

 

Ενεργοποίηση της εκτέλεσης των καθηκόντων σας στα πλαίσια της εργασίας, όπως σύνταξη email, δημιουργία εγγράφων, εκθέσεων, παρουσιάσεων, σχεδίων κλπ.

 

Ενεργοποίηση επαγγελματικών ταξιδιών

 

Ενεργοποίηση της δυνατότητας απάντησης σε ερωτήσεις από εσάς/τον προϊστάμενό σας στη VOLVO/το τμήμα HR (ανθρώπινου δυναμικού) όσον αφορά την απασχόλησή σας ή τον εξοπλισμό ή υπηρεσίες πληροφορικής ή την παροχή της αναγκαίας υποστήριξης για την εκτέλεση των εργασιακών καθηκόντων σας

 

Ενεργοποίηση της ενημέρωσης για τις πολιτικές της VOLVO, συμπεριλαμβανομένου του κώδικα δεοντολογίας του Ομίλου Volvo and και των πολιτικών πληροφορικής της VOLVO, όπως κατά καιρούς ισχύουν, για να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση με αυτές τις πολιτικές και για τη διερεύνηση πιθανολογούμενων απαγορευμένων δραστηριοτήτων

 

Έρευνα και ανάπτυξη και επίλυση προβλημάτων ποιότητας (κανονικά με βάση το σύννομο συμφέρον)

 

Ενεργοποίηση των δραστηριοτήτων έρευνας και ανάπτυξης οι οποίες σχετίζονται με τα προϊόντα της Volvo (π.χ. φορτηγά), οι οποίες ενέχουν τη χρήση δεδομένων του οχήματος, τα οποία παράγονται όταν έχετε χρησιμοποιήσει ένα προϊόν ιδιοκτησίας της Volvo (βλ. παραπάνω)

 

Ενεργοποίηση της επίλυσης προβλημάτων ποιότητας, σε σχέση με τα προϊόντα της Volvo (π.χ. φορτηγά), οι οποίες ενέχουν τη χρήση δεδομένων του οχήματος, τα οποία παράγονται όταν έχετε χρησιμοποιήσει ένα προϊόν ιδιοκτησίας της Volvo (βλ. παραπάνω)

Η VOLVO θα λαμβάνει κατά κύριο λόγο τα προσωπικά δεδομένα σας από εσάς τους ίδιους, τον προϊστάμενό σας, ή το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή άλλον τρίτο, τον οποίο μας έχετε υποδείξει ως αρμόδιο για τη λήψη των προσωπικών δεδομένων σας. Κάποια προσωπικά δεδομένα ενδέχεται επίσης να παράγονται αυτόματα από το σύστημα πληροφορικής της VOLVO ή άλλο ισοδύναμο σύστημα, για παράδειγμα κατά τη δημιουργία του αναγνωριστικού χρήστη σας (user id) για τα συστήματα της VOLVO.

Η VOLVO κανονικά δεν μοιράζεται τα προσωπικά δεδομένα σας με οποιονδήποτε εκτός του Ομίλου Volvo, εκτός εάν απαιτείται από το νόμο, τους κανονισμούς ή τη συλλογική σύμβαση εργασίας. Εάν ωστόσο χρειαστεί, με σκοπό την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, η VOLVO ενδέχεται να μοιραστεί τα προσωπικά δεδομένα σας με άλλη εταιρεία του Ομίλου Volvo, συμπεριλαμβανομένων εταιρειών εκτός των ΕΕ/ΕΟΧ. Εάν χρειαστεί και με σκοπό την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, η Volvo ενδέχεται επίσης να μοιραστεί τα προσωπικά δεδομένα σας με τρίτους προμηθευτές, συμπεριλαμβανομένων προμηθευτών εκτός της ΕΕ / του ΕΟΧ. Σε κάθε περίπτωση, η VOLVO θα καταβάλλει κάθε εύλογη προσπάθεια ώστε να εξασφαλίσει, κατά την κρίση της, τα κατάλληλα μέσα προστασίας, με τα οποία εξασφαλίζεται επαρκές επίπεδο προστασίας των προσωπικών δεδομένων σας, όπως απαιτείται από την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων. Αυτά για παράδειγμα, μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση συμφωνιών σε επίπεδο εταιρειών ή για την επεξεργασίας εξωτερικών δεδομένων, με βάση τους εγκεκριμένους από την ΕΕ Τυπικούς συμβατικούς κανόνες ή τη λεγόμενη Ασπίδα Προστασίας ΕΕ-ΗΠΑ ή αντίστοιχους μηχανισμούς, όπως αυτοί αναγνωρίζονται ή εγκρίνονται κατά καιρούς από τις αρμόδιες αρχές. Εάν έχετε ερωτήσεις όσον αφορά την εν λόγω μεταφορά, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της VOLVO.

Η VOLVO κανονικά διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα σας κατά τη διάρκεια της απασχόλησης. Μετά τη λήξη της απασχόλησής σας, η VOLVO θα διατηρεί μόνο τα προσωπικά δεδομένα που θεωρούνται απαραίτητα για την εκπλήρωση των σκοπών για τα οποία έχουν συλλεγεί και μόνο στο βαθμό και μέχρι να εκπληρωθούν αυτός ο σκοπός, ή αργότερα, για όσο διάστημα απαιτείται προκειμένου να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση με τυχόν νομικές ή φορολογικές απαιτήσεις ή παροχές ή για την κάλυψη τυχόν νομικών απαιτήσεων στην περίπτωση πραγματικής, επαπειλούμενης ή αναμενόμενης διαφοράς ή απαίτησης.

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα σας. Έχετε επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε από τη VOLVO τη διόρθωση ή διαγραφή των προσωπικών δεδομένων σας ή τον περιορισμό της επεξεργασίας τους. Ακόμα, μπορείτε να προβάλλετε ένσταση κατά της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων σας από την VOLVO ή να ζητήσετε την μεταφορά των δεδομένων. Ωστόσο, σημειώστε ότι η VOLVO ενδέχεται κάποιες φορές να μην είναι υποχρεωμένη να συμμορφωθεί με αίτημα διαγραφής, περιορισμού, ένστασης ή μεταφοράς των δεδομένων. Η σχετική εκτίμηση θα γίνεται κατά περίπτωση ανάλογα με τις νομικές υποχρεώσεις της VOLVO και τυχόν εξαίρεση από αυτά τα δικαιώματα.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα Δικαιώματα του ενδιαφερόμενου για τα Δεδομένα